ISSN 0798 1015

Vol. 40 (Nº 30) Año 2019. Pág. 23

Proceso contable y gestión de inventarios implementados en la compañía DETEICELI-Departamento Tecnológico Eléctrico Industrial y Comercial Cía. Ltda (Ecuador)

Accounting process and inventory management implemented in the company DETEICELI-Industrial and Commercial Electrical Technology Department Cía. Ltda

RODRÍGUEZ LARA, Angélica Dora 1; VILLAVICENCIO GONZACA, Katherine Adriana 2; CUENCA DÍAZ, Maritza Milagros 3 y ALDAZ BOMBON, Oscar Rodrigo 4

Recibido: 17/06/2019 • Aprobado: 23/08/2019 • Publicado 09/09/2019

Contenido

1. Introducción

2. Metodología

3. Resultados

4. Discusión

5. Conclusiones

Referencias bibliográficas

1. Introducción

El inventario resulta uno de los activos más significativos que tienen muchas empresas porque es el mayor rubro del activo corriente que se transforma en la base de las empresas comerciales e industriales, y su costo se puede tasar de diversas maneras. Al valorar el ejercicio de una entidad, una de las primeras interrogantes se relaciona con el hecho de cómo valoran estos su inventario. Una improcedente administración y valoración de los inventarios puede favorecer la quiebra de las empresas y por ende, una óptima valoración, administración y control facilita el éxito empresarial. Hasta los  ochenta, el manejo de enormes volúmenes de existencias se descifraba como un símbolo de poder económico y correcta administración. Inclusive, en casos se evaluaba la solidez de una empresa por el número de inventarios que era capaz de acumular. Nada más alejado de la realidad Duque, Osorio y Agudelo, (2010).

El proceso productivo aprueba el cambio de los insumos usados en productos o servicios, para dar solución a los requerimientos de los usuarios; por lo que resulta imprescindible realizar un estudio holístico de los componentes que conforman la cadena de valor y demás elementos que inciden en el proceso tanto a escala interna como antes y después de este, hasta la concreción del bien o servicio, según las determinaciones instituidas, y su postrera venta para cumplir con las expectativas de los consumidores. El proceso productivo debe relacionarse estrechamente con la estructura organizacional y tener en cuenta tanto su contexto interno como externo. En esta situación de referencia, se debe realizar hincapié en las variables esenciales para la conformación de las maniobras de modernización consecuentes con la planificación de la capacidad, la situación y distribución de las instalaciones, la programación de la producción, el diseño del producto y de los procesos, la gestión de inventarios, de los recursos humanos y de los sistemas de información Rodríguez, Balestrini, Balestrini, Meleán y Rodríguez, (2002).

En este contexto, las finanzas y el control de gestión adquieren suma significación como función de la dirección, facultada para la administración de los recursos productivos para conseguir las metas empresariales, traducidas en altos niveles de crecimiento, riesgo y rendimiento. La gestión financiera operativa y el control de gestión devienen responsables, entre otros elementos, del mantenimiento del apropiado efectivo disponible, de los términos de crédito a brindar a los usuarios y de la reducción de los inventarios, lo que facilita soportar una minúscula carga financiera al poseer menos recursos financieros hipotecados. Una de sus primordiales funciones consiste en confeccionar, examinar, inspeccionar y descifrar la información necesitada para la toma de decisiones a corto plazo, ya sea táctica u operativa Dickinson, Espinosa y Ripoll, (2009).

Las empresas se valen de varios modelos para administrar eficazmente los inventarios según la tipología de la demanda. Los modelos clásicos fueron desplegados para tratar con demandas independientes de artículos, pero cuando las demandas estriban de los requerimientos de otros artículos almacenados, nace la necesidad de implementar modelos más complejos como el sistema de Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP, por sus siglas en inglés) Bustos y Chacón, (2007).

Teniendo en cuenta estos antecedentes, el presente estudio indaga sobre el proceso contable y gestión de inventarios implementados en la compañía DETEICELI-Departamento Tecnológico Eléctrico Industrial y Comercial Cía. Ltda, a través de un software. 

Se realizó un estudio descriptivo, transversal y de campo con el personal que labora en la compañía DETEICELI, Departamento Tecnológico Eléctrico Industrial y Comercial Cía. Ltda, durante el período 2018.

La población estuvo compuesta por un gerente general y uno técnico, un contador, y cuatro personas administrativas, lo cual hizo un total de siete. Aunque se trabajó con la población de trabajadores del centro se aplicaron técnicas de inferencia, para poder realizar inferencias a toda la población de trabajadores de la compañía, al pensar que este estudio incluyó solo una parte de todos los que trabajaron, trabajan y trabajarán en dicha compañía.

Entre las técnicas de investigación se empleó la entrevista, que se aplicó con el diálogo directo a la Gerente General de compañía, previo a un encuentro formal a través de la que se obtuvieron datos relevantes acerca de los problemas que mantenía la entidad al momento de ejecutar sus actividades; también se aplicaron encuestas al personal de la compañía mediante un cuestionario previamente elaborado con base a los temas en cuestión, con la finalidad de obtener referencias útiles enfocadas en la problemática ocurrente y su posible solución, y la observación que fue aplicada con la visita previa a la compañía, autorizada con anterioridad por parte de las autoridades competentes y cuyo objetivo fue visualizar la forma en que se desenvolvían o ejecutaban las actividades en las distintas áreas que conformaron la entidad, analizando las diferentes actitudes, desempeños, procesos y maneras que aplican los colaboradores de la misma.

Se trató con variables cualitativas las que se resumieron en frecuencias absolutas y relativas (porcentaje).

Para buscar asociación entre el sexo y las características estudiadas se aplicó la prueba no paramétrica Test exacto de Fisher al tratarse de una muestra pequeña (n<20) dispuestas en tablas 2x2.

Para ver si hubo diferencias en cuanto al diagnóstico inicial y final con la aplicación del Proceso Contable y Gestión de inventarios para la compañía se realizó la prueba no paramétrica de McNemar, al tratarse de una variable cualitativa medida en dos momentos diferentes (antes-después).

Para las pruebas de hipótesis se fijó un α=0.05.

Resultados del diagnóstico de la situación actual:

La compañía DETEICELI-Departamento Tecnológico Eléctrico Industrial y Comercial Cía. Ltda., no cuenta con la aplicación de un proceso contable y gestión de inventarios adecuado, porque se basan en un software que no es manejado adecuadamente, lo cual genera errores en sus inventarios, transacciones comerciales y reportes y conduce a disponer de una información financiera con poca veracidad. A continuación, se detallan los resultados  de la aplicación de los diferentes instrumentos de investigación efectuados a los involucrados de la compañía, los que contribuyeron a obtener un conocimiento acerca de la realidad existente.

3.1. Análisis e interpretación de resultados

• Guía de observación aplicada a la compañía DETEICELI Cía. Ltda.:

- Organización general: no existen procesos definidos en la organización ni corresponden estos con las necesidades y funciones de la organización. Tampoco existe una estructura que garantice la ejecución de funciones de regulación y control, así como no hay áreas de regulación y control de contabilidad y finanzas, de fuerza de trabajo, capital humano o personal. No están claramente definidos los procesos que se ejecutan en las diferentes áreas de la entidad.

- Sistema de planificación:  hay una carencia   de  indicadores directivos, límites entre otros aspectos, ya que los directivos no pasan el tiempo suficiente en la compañía y el personal realiza funciones que muchas veces no le compete a su área. La empresa conoce parcialmente  sus propias actividades y sus propias realidades económicas. A través de la planificación se logra en la empresa lo siguiente:

. Anticipar, parcialmente las limitaciones que surgen o pueden surgir, que se oponen al crecimiento de la empresa y se estudia la forma de superarlas.

. Reducir la incertidumbre parcialmente.

. Sí se da prioridad a ciertos objetivos.

. Se hace posible el logro de los objetivos económicos. Parcialmente se permite a la dirección verificar el progreso en el camino.

• Entrevista aplicada a la Gerente General:

La compañía no cuenta con un software contable adecuado. El sistema que se maneja actualmente tiene varias falencias que no permiten que la información que se obtenga del mismo sea verídica, lo cual ocasiona un desfase en las actividades de la compañía.

Actualmente no se desarrolla un proceso contable dentro de la compañía, porque la compañía se basa netamente en el software contable que maneja a pesar que este no genera los resultados esperados y adecuados.

La compañía maneja un plan de cuentas adecuado a las actividades que se realizan en la misma.

La forma de procesar los datos transaccionales no es la adecuada, porque se lo maneja mediante un software erróneo, salvo las cosas que se realizan fuera de él, porque lo hace la persona encargada del área con el conocimiento adecuado y mediante técnicas óptimas.

Con la aplicación de un adecuado proceso contable sí se facilitaría la obtención de la información financiera, porque se realizarían las transacciones de forma adecuada, concisa y correcta, mediante procesos, métodos y técnicas que proporcionarían la obtención de la información y con ello facilitarían la toma de decisiones de la gerencia en el momento indicado.

No existe la documentación oportuna en la que se pueda obtener información sobre las existencias en bodega y exhibición en el almacén, porque el sistema que maneja la compañía arroja resultados erróneos, y se desconoce cuanta mercadería en realidad se tiene en stock y en bodegas.

Entre los inconvenientes que ha causado la falta de control de los procesos de inventarios en la compañía está el que se haya perdido la oportunidad de hacer ventas, lo que ha ocasionado pérdida de clientes, al igual que se ha tenido inventario durante mucho tiempo sin rotarlo.

Por el momento la compañía no cuenta con políticas que respalden los faltantes o sobrantes de inventario.

El gerente entrevistado consideró que es necesario implementar un modelo de gestión por procesos para el control de inventarios ya que ayudaría mucho en el control de la mercadería y en el conocimiento adecuado de cuando realizar los pedidos, del stock que maneja la compañía, de la mercadería obsoleta o de poca rotación, lo cual beneficiaria al reducir costos de almacenamiento.

También dijo que, entre los puntos clave que se deberían tomar en cuenta al momento de determinar el modelo de gestión para la compañía están el que sea de fácil entendimiento y seguimiento; debe ser uno que permita la obtención de la información de manera inmediata y que sea confiable, además de que permita tener un control de todas las áreas de la empresa.

Con esta entrevista se determinó que no existe un proceso contable apropiado dentro de la empresa y que las transacciones no son registradas de la forma adecuada. La empresa no tiene informes oportunos sobre los inventarios ni maneja políticas de rotación de los mismos, porque se basan en los procesos y registros que les emite el software contable mismos que son erróneos y nada confiables, lo que dificulta la obtención de una información financiera fiable.

• Encuesta aplicada al personal de la compañía:

En la tabla 1 se muestran los resultados de la encuesta aplicada al personal acerca del software que se maneja actualmente en la compañía y su comparación con el sexo, donde la mayoría de encuestados (cuatro) refirió que el software que se maneja no es el indicado.

La mayoría de los encuestados (cinco) manifestó que la información que emite el software contable de la empresa no es de confianza.

De acuerdo a las encuestas realizadas el actual software contable genera gastos y ningún beneficio ya que hubo cinco personas que consideraron que los registros que emite el software sobre la mercadería traen pérdidas adquisitivas para la compañía.

Se buscó asociación entre las diferentes respuestas obtenidas y el sexo no encontrándose significación desde el punto de vista estadístico (p>0.05) lo cual permite plantear que el sexo fue independiente, es decir, las respuestas no dependieron del sexo.

Tabla 1
Resultados de la encuesta aplicada al personal acerca del software que
se maneja actualmente en la compañía y su comparación con el sexo

La mayoría de los encuestados (seis) dijo que la compañía cuenta con un adecuado plan de cuentas conforme a sus actividades, como se aprecia en la tabla 2.

En su mayoría (cinco personas) consideraron que no se lleva un procedimiento en el ingreso y salida de la mercadería.

Estuvieron divididas las opiniones acerca de las compras de la mercadería ya que cuatro dijeron que dichas compras no van acorde al stock que se mantiene en la compañía en tanto otros tres dijeron que sí.

Dio a conocer la mayor parte de los encuestados (seis) que no se manejan informes oportunos para la toma de decisiones de inventarios.

Una considerable parte de los encuestados (cinco) estuvieron de acuerdo al plantear que la bodega va acorde a la magnitud de la mercadería.

Aseveró la mayoría de los encuestados que la compañía no aplica técnicas para llevar los stocks de la mercadería.

No se encontró asociación estadística (p>0.05) respecto del sexo del entrevistado  lo cual nos dice que las respuestas fueron independientes del sexo, es decir, el pertenecer a uno u otro sexo no condicionó la respuesta.

Tabla 2
Resultados de la encuesta aplicada al personal acerca de otros aspectos
de interés sobre la compañía y su comparación con el sexo

Todos dijeron que sí se han realizado conteos de mercadería de forma física en la compañía.

Afirmó el 100% de los encuestados que la implementación de un proceso contable serviría de mucha ayuda a la compañía al momento del registro de sus transacciones diarias; así todos estuvieron de acuerdo con que se implemente un proceso que ayude a mejorar la gestión de inventarios de la compañía.

Estos resultados ponen de manifiesto que es necesario la implementación de un proceso contable para mejorar la gestión de inventarios de la compañía. Ese proceso ayudaría a reducir costos de almacenamiento para la toma las mejores decisiones en aspectos financieros y de estar forma lograr que la compañía sobresalga en el mercado competitivo.

Por ello se procedió a la aplicación de un proceso contable y gestión de inventarios para la compañía DETEICELI-Departamento Tecnológico Eléctrico Industrial y Comercial Cía. Ltda., de la ciudad de Santo Domingo.

Aplicación práctica de la propuesta y comprobación de los resultados demostrando una transformación con respecto al diagnóstico inicial:

Después la aplicación de dicho proceso contable se observó una transformación con respecto al diagnóstico inicial, como puede verse en la tabla 3, donde se obtuvo significación estadística en la comparación antes-después a través de la aprueba McNemar (p=0.042).

Ante esos resultados obtenidos puede plantearse que la implementación del proceso contable ayudó a la compañía con el correcto registro de sus transacciones comerciales de una manera eficiente y eficaz que contribuyó a tener un mejor control sobre sus operaciones, inventarios e información financiera, lo cual, a su vez,  le facilitó la toma de decisiones para el bienestar de la empresa, al igual que mejoró su gestión de inventarios aumentando su número en ventas, disminuyendo los costos de bodega y mantenimiento de la mercadería, logrando así un buen funcionamiento administrativo y financiero de la compañía.

Tabla 3
Comparación antes y después de la aplicación
del proceso contable y gestión de inventarios

Nota: 1: prueba McNemar, *: p<0.05

4. Discusión

Varios estudios (Fernández, 1994), (SERRANO, SEÑALIN, VEGA y HERRERA, 2018) se han nucleado en la investigación de procesos contables y de gestión de inventarios apropiados, en función de lograr precisión en el manejo de inventarios, transacciones comerciales y reportes, y la consecuente veracidad de la información financiera.

Bustos y Chacón (2012) comparan ventajas y desventajas de modelos determinísticos de inventarios para demanda independiente: un solo lote, lote por lote, cantidad económica de pedido (EOQ), costo unitario mínimo (CUM), algoritmo Silver-Meal (SM), balanceo de periodo fragmentado (BPF) y algoritmo de Wagner-Whitin (WW). Estos modelos nacen del presupuesto clave de que la demanda conocida con cierto nivel de certidumbre de un artículo que se lleva en inventario es independiente de la demanda de cualquier otro artículo que también se lleve en dicho inventario. Los autores llegan a la conclusión de que el método de un solo lote, empleado por la administración de la FACES, comparado con los modelos de lote por lote, EOQ, SM, CUM, BPF y WW, resulta el más costoso y, por ende, el menos conveniente.

Hemeryth y Sánchez (2013) aplican un sistema de control interno operativo en los almacenes, para optimizar la gestión de inventarios de la constructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo, en Perú. Ante la escasa estructuración organizativa manifestada en la entidad y por la falta de un manual de organización y funciones, se delineó la estructura organizativa a nivel de almacenes señalándose las obligaciones del talento humano que conforma este departamento. Las autoras concluyen que la implementación de un Sistema de Control Interno Operativo en el área de almacenes perfeccionó notablemente la gestión de los inventarios gracias a una mejora en los procesos, en el control de inventarios y en la distribución física de los almacenes.

Por su parte, Apunte y Rodríguez (2016), ante el diagnóstico de los efectos y resultados de la falta de un sistema de control de inventarios en las empresas pertenecientes al Sindicato de Choferes Profesionales, en Ecuador; comprueban que la institución consume su compromiso con los lineamientos y patrones de la administración y control de inventarios, a través del diseño de un manual de procedimientos de gestión de inventarios, su implementación en el sistema y posterior socialización del sistema de control de inventarios.

En tanto, Morocho (2015) persigue el objetivo de efectuar diversos controles internos para los inventarios de la empresa ORODIESEL C. LTDA, ante la situación de que no cuenta con controles adecuados que les facilite la obtención de información real y oportuna sobre los movimientos de bodega, situación que incide negativamente en la rentabilidad de la empresa. Para brindar salida a esta dificultad se analizan temas relativos a los inventarios: gestión y valoración de los inventarios normas (NIC 2) y enfoques de los inventarios. Además, la metodología empleada en esta investigación: la observación y la entrevista, permitió identificar falencias como la ausencia de un bodeguero, inapropiados procesos de compra y pago a provisores producto de las insuficientes políticas y normativas para el control de los inventarios. Se estableció que en la empresa no consta un control eficiente de compra, pago a proveedores y registro de los inventarios, porque no cuenta con políticas y normas de control que perfeccionen los reportes y movimientos de bodega, y por ende se necesita de forma urgente una Guía de Control Interno para los inventarios, la misma que les facilitará la obtención de información real y oportuna de estos.

Los inventarios necesitan para su apropiado manejo y valoración una compleja red de datos compuesta por la definición de un sistema de inventario, un método de valoración de inventario, un sistema de costeo (con sus tres elementos: base, método de acumulación y filosofía), teniendo siempre en consideración el acatamiento de la normativa contable en función de costos e inventarios. Resulta habitual que estos conceptos no se comprendan del todo, pero resulta un deber de los contadores públicos manifestar total conocimiento al respecto, para la apropiada revelación de información, atinados reportes y, por lo tanto, una juiciosa toma de decisiones a cargo de los responsables. Un notable segmento de las inconsistencias en la información alcanzada por las empresas y que resultan en la desinformación y en algunos casos en sanciones ejemplarizantes, es el no conocimiento de los términos base en lo referente a los inventarios.

Diversas formas configuran un sistema de costos, no obstante, no todas resultan viables para efectos de valoración de los inventarios; situación por la cual las entidades empresariales deben ser muy celosas en la selección del sistema de costos a implementar, pues este debe cumplir la doble gestión de conceder información útil para la toma de decisiones, pero a su vez debe cumplir con la normatividad contable atañida a los inventarios y costos, la cual demanda que el sistema de costos cuente con una base real o de valor de ejecución (la menor de las dos), frente al método de acumulación, cualquiera de ellos es lícito y una filosofía de coste absorbente.

ALZATE-RENDON, I. C. y BOADA, A. J. (2017). Ruta de soluciones para la gestión de inventarios en pymes del sector retail que comercialicen productos de alto volumen, con miras a respaldar su crecimiento en ventas. Revista ESPACIOS Vol. 38 (Nº 53). Recuperado de http://www.revistaespacios.com/a17v38n53/a17v38n53p13.pdf

Apunte, R. M. y Rodríguez, R. A. (2016). Diseño y aplicación de sistema de gestión en Inventarios en empresa ecuatoriana. Ciencias Holguín, 22(3), 1-14. 

Bustos, C. E. y Chacón, G. B. (2007). El MRP En la gestión de inventarios. Visión Gerencial, 1, 5-17.

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Dickinson, Y., Espinosa, D. y Ripoll, V. (2009). Propuesta de un procedimiento para el proceso de planificación del inventario en el hotel Herradura. Contabilidad y Negocios, 4(8), 5-17. 

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Morocho, R. L. (2015). La gestión del control de los inventarios y su incidencia en la rentabilidad de la empresa (tesis de grado). Universidad Técnica de Machala, Machala, Ecuador. 

Rodríguez, G., Balestrini, S., Balestrini, S., Meleán, R. y Rodríguez, B. (2002). Análisis estratégico del proceso productivo en el sector industrial. Revista de Ciencias Sociales (Ve), VIII (1), 135-156.

SERRANO, Paola, A., SEÑALIN, Luis, O., VEGA, Flor, Y., HERRERA, Jonathan, N. (2018). El control interno como herramienta indispensable para una gestión financiera y contable eficiente en las empresas bananeras del cantón Machala (Ecuador). Revista Espacios. Vol 39, Año 2018, Número 03, Pág. 30. Recuperado de: http://www.revistaespacios.com/a18v39n03/a18v39n03p30.pdf  

1. Doctora en Contabilidad y Auditoría. Docente de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoría Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES). Santo Domingo Email: us.angelicarodriguez@uniandes.edu.ec

2. Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Graduada de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoría Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES). Santo Domingo Email: cyas.katherinevillavicencio@uniandes.edu.ec

3. Doctora en Ciencias Pedagógicas. Docente de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoría Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES). Santo Domingo Email: us.maritzacuenca@uniandes.edu.ec

4. Magister en Auditoría Gubernamental. Docente de la carrera de Contabilidad Superior y Auditoría Universidad Regional Autónoma de los Andes (UNIANDES). Santo Domingo Email: us.oscaraldaz@uniandes.edu.ec