ISSN 0798 1015

Vol. 38 (Nº 26) Año 2017. Pág. 20

O gerenciamento da informação em um núcleo de inovação tecnológica

The information management in a technological licensing office

Herlandí de Souza ANDRADE 1; Ligia Maria SOTO URBINA 2; Milton de Freitas CHAGAS JUNIOR 3; Andrea de Oliveira Netto FOLLADOR 4; Newton Correa de CASTILHO JUNIOR 5; Karina BUTTIGNON 6

Recibido: 14/12/16 • Aprobado: 15/01/2017

Conteúdo

1. Introdução

2. Revisão da literatura

3. Estudo de caso sobre o gerenciamento da informação no Núcleo de Inovação Tecnológica do DCTA (NIT/DCTA)

4. Considerações finais

Referências

1. Introdução

Atualmente pode-se afirmar que uma organização que não gerencie sua informação está fadada ao fracasso. Vivemos em uma época em que a informação é muito mais que um diferencial, ela é, muitas das vezes, a razão de ser e existir de uma organização, e a cada dia, surgem novos dispositivos e meios que permitem o acesso à informação, em tempo real, a partir de qualquer local e a qualquer horário. Ainda, para Reginato e Gracioli (2012), estamos em uma economia sem fronteiras e com cenários versáteis. Isso exige que as organizações conheçam, de forma adequada, o ambiente em que atuam, para fazer responder às ameaças e aproveitar as oportunidades.

Em um ambiente envolto com questões relacionadas à inovação e a tecnologia, como um Núcleo de Inovação Tecnológica (NIT), transformar dados em informação, a fim de se obter um resultado expressivo, dentro de um tempo razoável, é fundamental. E, ainda, segundo Stair e Reynolds (2011), a transformação de dados em informação é um processo, logicamente relacionado, realizado para alcançar um determinado resultado. Por conta disso, o presente artigo abordará a importância de um sistema de informações gerenciais (SIG) para um NIT.

O objetivo deste artigo é mostrar a importância de se utilizar um sistema de informação gerencial em um NIT, assim como, identificar os benefícios da utilização deste tipo de sistema nesta organização.

As informações sobre as tecnologias desenvolvidas pelas Instituições Científicas e Tecnológicas (ICT) estão entre os mais importantes recursos de trabalho dos NIT, de tal forma que é plenamente justificável, e necessária, a adoção de um sistema para o gerenciamento de tais informações.

Para o desenvolvimento deste artigo foi utilizado como método o levantamento bibliográfico, realizando pesquisas nos principais periódicos e livros sobre o tema sistemas de informações gerenciais e sua aplicação em NIT. Também foi realizado um estudo de caso no Núcleo de Inovação Tecnológica do Comando da Aeronáutica para avaliar a utilização de um SIG nos seus processos. Tais métodos são classificados como qualitativos.

Este artigo está estruturado em 4 partes. A segunda traz uma revisão da literatura sobre sistemas de informações gerenciais. Na terceira parte é apresentado um estudo de caso sobre o gerenciamento do portfólio de tecnologias do Núcleo de Inovação Tecnológica do DCTA, e, finalmente na seção 4 são apresentadas as considerações finais.

2. Revisão da literatura

2.1 Do dado ao resultado

Dados, informação e conhecimento são elementos do processo cognitivo, que permitem, respectivamente, identificar sinais e eventos, perceber a realidade, interpretando-lhes sentido e significado, e raciocinar, criando ou atualizando a estrutura que nos leva a entender a complexidade, tomar decisões e resolver problemas.

Conforme Jamil (2005), ao se trabalhar com um dos elementos (dados, informação ou conhecimento) é possível pretender o estudo da formação daquele que lhe é superior em complexidade, permitindo enunciar relacionamento de complementaridade entre dado, informação e conhecimento. Assim sendo, propõe-se que, dos dados pode ser formada a informação, bem como destas pode ser formado o conhecimento sobre uma realidade ou fato. O Quadro 1 apresenta uma definição resumida sobre estes elementos.

Quadro 1: Dados, informações e conhecimento
Fonte: Valentim (2002)

Considerando Stair e Reynolds (2011), Fadel et al (2010), Silva (2007) e Boff, Procianoy e Hoppen (2006), a informação é um conjunto de fatos organizados de tal maneira que possuem valor adicional e constitui um insumo ou um recurso fundamental para as organizações, no sentido de orientar as suas decisões e as suas ações, e, assim, as auxilia no seu planejamento e a sobreviver no mercado competitivo. Complementando, para Stair e Reynolds (2016), o valor da informação está diretamente ligado a como ela ajuda os tomadores de decisões a alcançar os objetivos da organização. Entretanto, baseado em Henrique e Barbosa (2009) e Kafta e Freitas (2008) é possível entender que quanto mais se reconhece a importância da informação para as organizações, mais complexa se torna a busca por esta.

Vick, Nagano e Santos (2009) descrevem que a informação não se limita a uma coleta de dados. Trata-se de dados que são coletados, ordenados, julgados e organizados, aos quais são atribuídos significados e contextos específicos. Para Rodrigues e Blattmann (2014) e Vital, Floriani e Varvakis (2010), o gerenciamento da informação em uma organização passa por um processo contínuo de etapas estruturadas, organizadas e sistematizadas, conforme as características de cada organização, além do uso otimizado das fontes de informação, tanto internas quanto externas, variam em formatos, natureza e conteúdo. Tudo isso, para alcançar os objetivos organizacionais.

Para Alves e Duarte (2015) a gestão da informação é um processo que exige a aplicação de princípios administrativos referentes à aquisição, à organização, ao controle, à disseminação e ao uso da informação para o gerenciamento efetivo das organizações. Assim, para gerenciar a informação, com o objetivo de agregar valor, McGee e Prusak (1994) formularam um modelo de processo, que seja capaz de: a) identificar as necessidades e requisitos de informação; b) classificar e armazenar a informação/tratamento e apresentação da informação; e c) desenvolver produtos e serviços de informação.

Neste mesmo sentido, Paulo e Baptista (2015) e Moraes e Fadel (2008) ressaltam que, para gerenciar a informação é necessário estar atento a vários fatores, entre eles: ao domínio dos diferentes tipos de informações que fluem na organização; à dinâmica de seus fluxos, formais e informais; ao ciclo de vida de cada informação; e, ao conhecimento das pessoas sobre o fluxo da informação e da cultura organizacional.

Para Costa (2003), a informação é concebida como matéria-prima para gerar o conhecimento. Santos (2005) descreve que a gestão do conhecimento está ligada à capacidade das organizações utilizarem e combinarem as várias fontes e tipos de conhecimento organizacional para desenvolverem competências específicas e capacidade inovadora, que se traduzem, permanentemente, em novos produtos, processos, sistemas gerenciais, etc. Ainda segundo Costa (2003), o conhecimento é fonte para a obtenção de vantagem competitiva, visto que alimenta os processos de gestão que planejam e implementam as estratégias.

Nesse contexto está a inteligência competitiva, que, de acordo com Lopes et. al. (2011), é uma ferramenta que proporciona um fluxo contínuo de informações, no processo de avaliação das decisões que afetam a estratégia. É uma série de eventos que se sucedem e são ligados por relações de causa e efeito que identificam e disponibilizam informações para a melhor tomada de decisão. Em outras palavras, para Capuano et al. (2009), a gestão da informação e a gestão do conhecimento devem ser encaradas como ferramentas de inteligência competitiva.

O Quadro 2 apresenta a relação entre a informação, a gestão do conhecimento e a obtenção de vantagem competitiva.

Quadro 2: Gestão da informação, gestão do conhecimento e inteligência competitiva
Fonte: Valentim (2002)

Os dados nos despertam a atenção e, ao analisá-los, atribuímos-lhes sentido e propósito, interpretando neles a informação, que nos altera a percepção da realidade e, quando sintetizada pelo raciocínio lógico, cria ou atualiza o conhecimento, que nos ilumina a complexidade, possibilitando a solução de problemas e a inferência sobre as consequências de nossas possíveis escolhas. Desta forma, pode-se notar que para a tomada das melhores decisões, ou seja, a aplicação da inteligência competitiva, é necessário conhecimento apropriado, observando cada contexto e o direcionamento estratégico de cada organização.

Os resultados são frutos das decisões tomadas. A Figura 1 ilustra esta ideia.

Figura 1: Do dado ao resultado

Para Bazzotti e Elias (2007) o valor atribuído pelos gestores às informações depende dos resultados alcançados pela empresa. Os benefícios oferecidos pelas decisões acertadas, baseadas em informações valiosas representam o sucesso da empresa. Para medir o valor da informação o gestor deve dispor da informação de forma que ela reduza as incertezas encontradas no decorrer do processo decisório, e consequentemente, aumente a qualidade da decisão. A base do conhecimento facilita reconhecer quais dados e informações são úteis para se atingir os objetivos traçados pela organização. As informações com qualidade e apresentadas em tempo hábil à tomada de decisão são de vital importância para as empresas modernas. O uso adequado dos recursos da Tecnologia de Informação garante a qualidade e pontualidade das informações. A gestão estratégica das informações, resultante da tecnologia da informação é parte integrante de qualquer estrutura gerencial de sucesso.

2.2 Sistemas de informações gerenciais

De acordo com Bazzotti e Garcia (2007), a busca pela solução dos problemas conduz os gestores a unir as partes que compõem a organização para formar um sistema que dará condições para administrar o todo. Os sistemas de informação têm por objetivo gerar informações para a tomada de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação. A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes dão segurança, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões. O Sistema de Informação Gerencial (SIG) surgiu da necessidade competitiva de se tomar, mais rapidamente, melhores decisões. A quantidade de dados disponíveis e confiáveis crescia mais que a capacidade humana dos gerentes, de processá-los. Com isso, era necessário automatizar o processamento destes dados, com base em algoritmos conhecidos e estruturados, interpretando-se mais e melhores informações.

Nesse sentido, Vaz et. al. (2008) descrevem que os SIG têm a função de gerar condições para que a informação certa chegue à pessoa certa, quando esta a necessita, melhorando a solução de problemas e tomada de decisões, e com isso, aumentando a competitividade. Para cumprir com esta missão, considerando Rodrigues e Blattmann (2014) e Vital, Floriani e Varvakis (2010), é necessário conhecer cada usuário, ou grupo de usuários, e as suas necessidades de informação, para, só, então, mapear as fontes de informação pertinentes a cada contexto. Contudo, segundo Vick, Nagano e Santos (2009), o processo de distribuição da informação é complexo, pois, cada usuário, ou grupo de usuário, necessita de um tipo diferente de informação.

Tomando por base Stair (1998), pode-se dizer que um SIG é muito mais que um programa de computador, ele pode ser definido como um conjunto de elementos (ou componentes) inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam (processamento), armazenam e disseminam (saída) dados e informações, local ou remotamente, bem como fornecem um mecanismo de retroalimentação para o processo. Além disso, um sistema de informação é formado por pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações.

Já Meirelles (2004), define que um SIG é abrangente e produz todas as informações necessárias para todos os níveis dentro da organização. Para ser uma ferramenta útil, a informação deve ser completa, precisa e apropriada à tarefa e à pessoa destinada, e deve ser entregue com pontualidade.

Para que um sistema funcione de maneira desejada é fundamental ter processos bem definidos, ou seja, faz-se necessário conhecer todos os processos e fluxos de informação, como já descrito. Somente a partir desta visão será possível elaborar os requisitos necessários para a aquisição e/ou desenvolvimento do sistema. Tomando por base Gates (1999) é possível afirmar que, assim como os SIG, a “TI não possui "poderes mágicos" para resolver problemas de gestão, racionalizar processos ou aumentar a produtividade”, além do que a “primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos negócios é que a automação aplicada a uma operação eficiente aumenta a eficiência. A segunda é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumenta a ineficiência”.

Ainda, segundo Bazzotti e Garcia (2007), para serem efetivos, os SIG precisam corresponder às seguintes expectativas:

• Atender as reais necessidades dos usuários;
• Estar centrados no usuário (cliente) e não no profissional que o criou;
• Atender ao usuário com presteza;
• Estar alinhados com as estratégias de negócios da empresa; etc.

Segundo Oliveira (2002) é possível afirmar que os SIG podem trazer os seguintes benefícios para as organizações:

• Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
• Melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global;
• Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
• Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
• Maior interação entre os tomadores de decisão;
• Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;
• Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
• Otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
• Redução da mão de obra burocrática; etc.

Carvalho et al. (2001), afirma que o uso eficaz da TI e a integração entre sua estratégia e a estratégia do negócio vão além da ideia de ferramenta de produtividade, sendo muitas vezes fator crítico de sucesso. Hoje, o caminho para este sucesso não está mais relacionado somente com o hardware e o software utilizados, ou ainda com metodologias de desenvolvimento, mas com o alinhamento da TI com a estratégia e as características da empresa e de sua estrutura organizacional.

3. Estudo de caso sobre o gerenciamento da informação no Núcleo de Inovação Tecnológica do DCTA (NIT/DCTA)

O NIT/DCTA alocado no Instituto de Fomento e Coordenação Industrial – IFI, vinculado ao Departamento de Ciência e Tecnologia Aeroespacial – DCTA, é o responsável pela proteção das criações (propriedade intelectual) de todas as ICT e Organizações Militares do Comando da Aeronáutica. Este NIT, também, responde pela comercialização e suporte à transferência dessas tecnologias protegidas, para organizações públicas e/ou privadas, que as utilizarão e promoverão, assim, a inovação. O NIT/DCTA possui 86 tecnologias, entre patentes de invenção, patentes de modelo de utilidade e registros de programa de computador.

Os processos no referido NIT para a proteção e para a comercialização de tecnologia consistem basicamente de: um processo de recebimento do Comunicado de Invenção que se origina quando um pesquisador vinculado a uma ICT do DCTA decide proteger uma tecnologia criada ou desenvolvida, e este ou seu representante, preenche um formulário, em papel, denominado Comunicação de Invenção. Este formulário deve ser aprovado pelo diretor ou chefe da ICT e encaminhado ao NIT/DCTA, que recebe o formulário, confere o teor das informações, convoca o pesquisador para esclarecer dúvidas e, então, inicia o processo de análise da tecnologia (criação/invenção).

O processo de análise da tecnologia consiste no levantamento de informações de caráter técnico e mercadológico sobre a tecnologia e seu ambiente de atuação, para entender sobre o funcionamento desta tecnologia, avaliação de anterioridade, sobre os benefícios desta e a sua comparação com outras tecnologias similares, se for o caso, entre outras questões. Com base nesta análise é possível tomar uma decisão, isto é, traçar as estratégias sobre a melhor forma de proteger e comercializar a tecnologia.

Uma vez tendo sido traçadas as estratégias para proteção, inicia-se a formatação da proteção. A redação do pedido de proteção intelectual pode ser realizada tanto pelos profissionais do NIT/DCTA, quanto por meio de contratação de escritórios especializados em propriedade intelectual. Após a redação do pedido de proteção, é então protocolado o pedido ao organismo de proteção, no caso do Brasil, o Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI), e, após isso, a tecnologia é disponibilizada para comercialização e, por consequência, para transferência.

Para comercializar a tecnologia, é necessário avaliar a proteção solicitada, e concedida, bem como as características da tecnologia, e assim, traçar uma estratégia para ofertar e negociar esta tecnologia com as organizações potencialmente interessadas.

O processo é representado, esquematicamente, na Figura 2:

Figura 2: Processo de Proteção e Transferência de Tecnologia no NIT/DCTA.

Todo este processo é desenvolvido sem o auxílio de um sistema de informações, baseado em ferramentas computacionais, exceto as ferramentas básicas como processadores de textos e planilhas eletrônicas para armazenamento de informações e controles básicos. Os dados e informações são preenchidos em formulários, criados em processadores de texto, sendo preenchido no próprio computador e após isso, são impressos, ou preenchido manualmente, para posteriormente serem arquivados.

Cada tecnologia/invenção possui uma pasta com todas as informações sobre estas, sendo que tais pastas ficam armazenadas em arquivo/cofre. O armazenamento e o acesso às pastas são controlados, com a finalidade de proteger as informações sobre a tecnologia. Quando os integrantes do NIT necessitam de informações sobre cada uma das tecnologias para o desenvolvimento de seu trabalho, deve-se buscá-la na pasta da tecnologia, no arquivo/cofre.

Hoje, pode-se afirmar que todos os controles são realizados com eficiência e não há registro de perdas de informações. Contudo, um sistema de informação gerencial, baseado em tecnologia computacional, poderia agilizar ou otimizar o processo, desde a comunicação de invenção pela ICT que desenvolveu a tecnologia, até os processos internos, relacionados à redação do pedido de proteção, aos controles de pagamentos de retribuições, e as atividades de suporte à comercialização e transferência de tecnologia. Conforme Reginato e Gracioli (2012), Jain e Sharma (2006) e Barbalho e Beraquet (1995), as organizações desenvolvem sistemas de informações para a gestão da propriedade intelectual para garantir a disponibilidade de informações, confiável, para tomada de decisão estratégica, condizentes com as atividades da organização e com o seu processo decisório e, por consequência, agregar mais valor aos serviços ofertados pelo NIT.

Tal sistema deveria ser desenvolvido em função dos processos reais do NIT/DCTA e, também, considerar as melhores práticas existentes em organizações similares, no Brasil e no exterior. Para a elaboração dos requisitos e critérios de eficiência e eficácia do sistema de informação gerencial, é indicado que sejam utilizados métodos baseados em engenharia de sistemas.

De acordo com Andrade (2007), na engenharia de sistemas o primeiro passo é sempre identificar quais são os stakeholders de um determinado sistema e quais são as suas necessidades, para, então, elaborar uma lista de requisitos específicos para o sistema. Assim, na engenharia de sistemas, as funções do sistema e todas as suas demais características físicas são formatadas para atender, de forma balanceada, aos requisitos dos stakeholders. Também, pode-se dizer em termos simples, que a engenharia de sistemas consiste na identificação e quantificação das metas do sistema, criação de conceitos de sistemas alternativos, alteração do desempenho de soluções, seleção e implementação das melhores soluções, verificação de que a solução está adequadamente construída e integrada, e pela pós-implementação, assegurando o quão bem o sistema atinge as suas metas. Em resumo, Loureiro (1999) define Engenharia de Sistemas como uma abordagem inter e multidisciplinar, colaborativa, de engenharia, para derivar, evoluir e verificar uma solução/sistema balanceada, ao longo do ciclo de vida, que satisfaz às expectativas dos stakeholders. Ainda, Stair e Reynolds (2016) reforçam que o desenvolvimento de sistema exige dedicação de tempo e esforço considerável e, desta forma, muitas organizações adotam procedimentos formais para iniciar o desenvolvimento de sistemas, iniciando com a investigação sobre o que o sistema deve desempenhar. Assim, com a engenharia de sistemas, as necessidades e expectativas dos públicos de interesse, de cada um dos processos, devem ser avaliadas, e desta forma, o sistema deve ser projetado.

Para projetar um sistema de informação deve-se levar em consideração um levantamento dos requisitos necessários para o sucesso do sistema.  Para Barbosa, et al. (2009), a forma como a elicitação de requisitos é feita influencia o produto desenvolvido. Os requisitos levantados são indicadores importantes para o fracasso ou sucesso do projeto de um software. Requisitos mal levantados ou mal interpretados geram retrabalho, custos e prazos extras, além de insatisfação do cliente.

Especificamente sobre a comercialização de tecnologia, o que existe atualmente é uma página na internet, em que são indicados: o nome técnico da tecnologia, o número da proteção da propriedade intelectual e organismo de proteção. Tal forma de divulgar a tecnologia é pouco atraente para os potenciais interessados. Com a implantação de um sistema de informações gerenciais, nos moldes propostos, a página da internet poderia ser atualizada em função das informações constantes no referido sistema, previamente parametrizadas.

Ainda, com a utilização de um sistema de informação gerencial, espera-se que as atividades do NIT/DCTA possam ser beneficiadas, entre outras, da seguinte forma:

• Rapidez e eficiência na comunicação entre o pesquisador e o NIT;
• Facilidade para acesso às informações, tanto para o NIT quanto para o pesquisador e outros públicos de interesse;
• Maior interação entre os envolvidos nos processos;
• Maior efetividade na exposição da tecnologia; e,
• Maior segurança das informações sobre a tecnologia.

Neste mesmo contexto, considerando Paulo e Baptista (2015), Molina (2010), e McGee e Prusak (2004), a informação é um insumo para a inovação, e as organizações que têm a capacidade adquirir, tratar, interpretar e utilizar a informação de forma eficiente e eficaz terão sucesso.

4. Considerações finais

Neste artigo foi possível verificar a necessidade, a relevância e a importância da utilização de um sistema de informação gerencial em um NIT. Tal sistema permitirá que o NIT realize suas atividades com mais eficiência, e, também, com maior eficácia.

Também foi possível identificar os benefícios da utilização de um sistema de informação gerencial em um NIT. Tais benefícios podem ser resumidos no fato de que a informação passaria a fluir de maneira mais rápida desde sua origem (pesquisador), passando pelo NIT e chegando a outra organização, potencial interessada na transferência da tecnologia. Esta última seria beneficiada ao acessar um site com informações mais completas e atrativas, possibilitando-a conhecer melhor as tecnologias inventadas ou desenvolvidas pela ICT, tornando-as passíveis de comercialização. A comercialização das tecnologias, com sua consequente transferência, geraria retorno positivo para a sociedade como um todo, que passaria a dispor de mais recursos tecnológicos, além de proporcionar retorno financeiro para a ICT, na forma de royalties, que poderiam financiar outros projetos de pesquisa e desenvolvimento. Outro ponto positivo a ser destacado é o fato deste tipo de sistema permitir ao pesquisador rastrear seus processos de proteção, acompanhando-os on-line.

Recomenda-se continuar esta pesquisa para identificar os requisitos básicos para um sistema de informação gerencial aplicado a um NIT.

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1. INPE – Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais. FATEC – Faculdade de Tecnologia de Guaratinguetá “Prof. João Mod”. Anhanguera – Faculdade Anhanguera de Pindamonhangaba. Email: herlandi@hotmail.com

2. ITA – Instituto Tecnológico de Aeronáutica

3. INPE – Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais. FMU – Centro Universitário das Faculdades Metropolitanas Unidas

4. Anhanguera – Faculdade Anhanguera de Pindamonhangaba

5. UFPR – Universidade Federal do Paraná

6. . FATEC – Faculdade de Tecnologia de Guaratinguetá “Prof. João Mod”