Espacios. Vol. 37 (Nº 05) Año 2016. Pág. 4
Fabrício EIDELWEIN 1; Marcos Leandro HOFFMANN 2; Fabio Sartori PIRAN 3; Camila Timm NEVES 4; Fabiano de Lima NUNES 5
Recibido: 04/10/15 • Aprobado: 18/10/2015
4. Estudo de avaliação sistêmica do modelo de gestão da manutenção
RESUMO: Em processos contínuos, a manutenção adequada dos ativos representa um fator-chave de sucesso do negócio. O presente estudo busca avaliar de forma sistêmica os impactos, no tempo e no espaço, do modelo de gestão da manutenção de uma empresa petroquímica brasileira, visando o aumento da geração de valor para a mesma. O estudo foi desenvolvido segundo a abordagem do pensamento sistêmico, por meio de uma pesquisa-ação, a qual utilizou o método sistêmico como base para a condução dos trabalhos. Ao longo da pesquisa, foram realizados encontros com os funcionários da empresa. O resultado do trabalho evidencia-se pela construção da estrutura sistêmica, a qual gerou aprendizado e proporcionou melhor entendimento acerca do tema. Com base neste mapa sistêmico, foram identificados os modelos mentais dos atores envolvidos, os quais foram, posteriormente, confrontados pela construção de cenários. Por fim, foram identificados os pontos de alavancagem e definidas estratégias a serem utilizadas, assim como os indicadores sistêmicos para a gestão da manutenção da empresa pesquisada. |
ABSTRACT: In continuous flow processes, proper maintenance is a key driver of business success. The present study aims to assess the impacts in a systemic way, in time and space, of the management model of maintenance in a brazilian petrochemical company, aiming to increase value creation for the same. The study was conducted according to the approach of system thinking, through action research, which used the systemic method as a basis for conducting the work. During the research, meetings with company employees were held, along with the authors of this article. The result of the work is evidenced by the construction of a systemic structure, which generated learning and provided better understanding about the topic. Based on this systemic map, mental models of the actors involved were identified, which were later confronted by constructing scenarios. Finally, the advantage points was identified and defined strategies to be used, as well as systemic indicators to evaluate the maintenance management of study company. |
Em processos contínuos, a manutenção adequada dos ativos representa um fator-chave de sucesso do negócio. Paradas não programadas em máquinas críticas podem impactar fortemente nos indicadores de produção e, por consequência, nos indicadores econômicos. A indústria petroquímica encaixa-se perfeitamente neste contexto, com a função manutenção sendo responsável por parte significativa do tempo, da atenção e dos recursos (SLACK, CHAMBERS e JOHNSTON, 2009). Por ser uma indústria intensiva em capital, problemas relacionados à manutenção podem gerar eventos indesejados e representar a perda de somas importantes. A área de manutenção, em função de seu caráter estratégico, deve ser gerenciada de forma holística, como parte importante do sistema produtivo. Ainda que a relevância da manutenção seja amplamente reconhecida pelos gestores, é bastante comum que a execução das intervenções seja feita por meio da contratação de empresas terceirizadas, escolhidas com base em processos licitatórios do tipo menor preço.
Entretanto, a escolha do modelo de gestão da manutenção deve considerar além do custo, a capacidade técnica de execução das tarefas e a gestão do conhecimento acerca dos equipamentos e, por consequência, do processo produtivo. Além disso, com a crescente dependência de tecnologias de informação, falhas críticas podem gerar uma série de eventos relacionados ou não, os quais podem interromper totalmente a operação da empresa (SLACK, CHAMBERS e JOHNSTON, 2009). Considerando o exposto, a tomada de decisão sobre a manutenção cresce em complexidade na medida em que se aprofunda a análise acerca do tema. O pensamento sistêmico se opõe ao pensamento mecanicista e suas relações lineares, permitindo avaliar no tempo e no espaço os impactos das tomadas de decisão. Este estudo se vale do método sistêmico (ANDRADE et al., 2006) e tem por objetivo avaliar de forma sistêmica os impactos, no tempo e no espaço, do modelo de gestão da manutenção na Empresa alfa, visando o aumento da geração de valor para a Empresa.
O pensamento sistêmico possui como característica a visão baseada no todo indivisível. Em oposição ao pensamento mecanicista, o qual busca o entendimento do sistema por meio de suas partes, o pensamento sistêmico tem como unidade de análise o sistema, com fronteiras inicialmente fracas, as quais permitem que após sucessivos entendimentos o sistema seja definido (ANDRADE et al., 2006). O pensamento sistêmico é um quadro de referência conceitual, composto por conceitos e ferramentas que permitem esclarecer os padrões que interagem em um sistema, possibilitando ver como modificá-los efetivamente. A perspectiva sistêmica indica que existem diferentes níveis de explicações em qualquer situação complexa: eventos, padrões de comportamento e estrutura sistêmica (SENGE, 2006).
Kemeny et al (1995), apud Menezes (2008) sustentam que, particularmente em ambientes organizacionais, o bom pensador sistêmico é aquele que consegue identificar quatro níveis atuando simultaneamente: eventos, padrões de comportamento, sistemas e modelos mentais. Andrade et al. (2006) apresentam a metáfora do iceberg para ilustrar os níveis de percepção da realidade, conforme mostra a Figura 1. Conforme Senge (2006) os níveis de explicação são igualmente verdadeiros, embora possuam utilidades bastante diferentes.
Figura 1 – Níveis de percepção da realidade
Fonte: Andrade et al. (2006)
Segundo Andrade et al. (2006), no primeiro nível, os eventos ocorrem e são percebidos pelas pessoas envolvidas. Esta percepção é importante, pois a partir dela o homem responde reativamente. A ação reativa funciona muito bem em um mundo que não muda rapidamente e que não possui interconexões. Entretanto, em um mundo interconectado, as ações reativas podem ser tomadas quando já não há mais espaço para manobrar, sendo tarde demais. Os eventos são, porém, variações percebidas nos padrões de comportamento mais profundos. Para se chegar a este nível, é necessário analisar tendências de longo prazo e avaliar suas implicações. A análise é feita por meio de gráficos de séries históricas, de modo que seja possível identificar se um problema atual tem origens mais antigas.
O terceiro nível compreende a identificação da estrutura sistêmica atuante. Ao se visualizar este nível, identificam-se as variáveis que, por meio de ligações causais, interagem para gerar os padrões de comportamento. Senge (2006) afirma que este nível de explicação é o menos comum e o mais poderoso, pois quando nítidas e amplamente entendidas possuem impacto considerável. Andrade et al. (2006) indicam que a identificação das relações dentro do sistema proporcionam a tomada de ações de maior alavancagem. Através de mapas sistêmicos é possível reprojetar o sistema.
Sistemas naturais ou sociais compartilham estes três níveis de entendimento. Os sistemas sociais, no entanto, possuem um nível de complexidade adicional: os modelos mentais. As estruturas da realidade social são construídas a partir do modo de pensar das pessoas. Logo, a efetividade das mudanças nas estruturas depende da correta identificação dos modelos mentais, pois somente assim é possível modificá-las com ações suficientemente profundas. Exemplos de aplicação do são relatados na literatura, dentre os quais pode-se citar:
Para a realização deste estudo, foi adotada a metodologia de pesquisa-ação. Conforme Baldiserra (2001), uma pesquisa pode ser considerada pesquisa-ação quando houver, de fato, ação por parte das pessoas envolvidas na investigação, seja de um projeto de ação social seja na solução de problemas coletivos. Franco (2005) sugere que aqueles que optam pela pesquisa-ação o fazem por entenderem que pesquisa e ação caminham juntas quando se objetiva transformar a prática. O objeto de pesquisa deste estudo é a empresa alfa, uma companhia petroquímica de produção de polímeros.
O método sistêmico, proposto por Andrade et al. (2006), tem como objetivo aplicar o pensamento sistêmico integrado ao planejamento por cenários de forma organizada, permitindo que cada etapa concluída forneça subsídios para a seguinte, aprofundando o entendimento sobre a situação de interesse. O método é composto por nove passos:
Esta pesquisa adaptou o método sistêmico, para atendimento ao seu objetivo. A etapa de modelagem em computador não foi aplicada e outras foram agrupadas, conforme mostra a Figura 2.
Figura 2 – Método de Trabalho
Fonte: Adaptado de Andrade et al. (2006)
O Grupo de Trabalho foi formado por responsáveis pela produção, técnicos de operação, técnicos de manutenção próprios e responsáveis pela manutenção.
Os itens seguintes apresentam o estudo realizado na empresa alfa. Cada item seguinte descreve um dos passos indicados no método de trabalho.
Inicialmente, foram definidas a situação de interesse e as questões que nortearam esta pesquisa. A seguir, o detalhamento destas definições.
O tema central escolhido foi considerado relevante por ser estratégico e, ao mesmo tempo, complexo, cujo entendimento carece do pensamento profundo, sistêmico. Embora o trabalho esteja limitado ao objeto, a importância do tema não se restringe à empresa analisada neste estudo, pois a função manutenção é fundamental para o cumprimento da missão das firmas, independentemente das indústrias das quais fazem parte. A situação de interesse ficou assim definida: Avaliação sistêmica dos impactos, no tempo e no espaço, do modelo de gestão da manutenção na empresa alfa, visando o aumento da geração de valor para a empresa. O horizonte de análise é o período compreendido entre os anos de 1998 e 2030.
As questões que nortearam esta pesquisa, balizando os passos do método e auxiliando na limitação do estudo são as seguintes:
No primeiro encontro com integrantes da empresa alfa, foram apresentadas a situação de interesse e as questões norteadoras. O objetivo desta ação foi nivelar o entendimento acerca do estudo e do trabalho a ser realizado naquele momento.
Em um segundo momento, os presentes foram convidados a relembrar eventos desde 1998, os quais estavam relacionados à situação de interesse e às questões norteadoras. Como resultado, foram levantados 23 eventos. Em seguida, as variáveis relacionadas a estes eventos foram definidas em conjuntos com os participantes. No conjunto de eventos e variáveis identificados pode-se destacar: "Parada do compressor da reação, em 2000" e sua variável: "Número de quedas do compressor".
No passo seguinte, foi feita pelos pesquisadores a coleta de dados das variáveis identificadas na etapa anterior, considerando o ano inicial do período de análise do estudo até o momento atual. Os gráficos de longo prazo, conforme sugere o método sistêmico, permitem um entendimento ampliado, substancialmente diferente das informações de curto prazo ou da história contada a partir dos eventos. A Figura 3 apresenta um modelo de padrão de comportamento traçado: Quantidade de manutenções em bombas.
Figura 3 – Padrão de Comportamento
No terceiro encontro, o objetivo foi a construção do mapa sistêmico. As variáveis que foram identificadas no encontro descrito na seção 4.2 deste estudo foram novamente apresentadas aos participantes do encontro. Inicialmente, foram utilizadas as variáveis elencadas entre as quais havia associação matemática, indicando relações de influência entre as mesmas. Algumas variáveis afetam ou influenciam outras, demonstrando a relação de causa e efeito. As variáveis relacionam-se em pares, de modo que variações nas variáveis causadoras provocam variações nas variáveis efeito (ANDRADE et al., 2006).
Após uma aproximação inicial verificar as principais relações de causa e efeito, a construção do mapa sistêmico desenvolveu-se com a adição de novas variáveis que emergiram durante o encontro e ampliaram a estrutura. Como resultado, foram consideradas 39 variáveis e diversas interações de influência entre as mesmas. A Figura 4 representa a visão dos envolvidos no estudo e respectiva consolidação da estrutura sistêmica.
Figura 4 – Mapa Sistêmico
Com o objetivo de identificar os atores envolvidos no sistema, o grupo de trabalho reuniu-se novamente. Tendo em mãos o mapa sistêmico, os participantes foram convidados a identificar quais os atores, seus modelos mentais e a forma como estes modelos mentais sustentam a estrutura sistêmica.
Como resultado deste passo do trabalho, os atores identificados foram: Manutentores da Empresa (primarizados), Técnicos de Operação, Alta Direção, Manutentores Terceirizados, Gerência de Produção e Gerência de Manutenção. A partir da identificação dos atores envolvidos, foram identificados os seus respectivos modelos mentais:
Manutentores Terceirizados:
A etapa de cenários foi realizada exclusivamente pelos autores deste estudo. Inicialmente, foram identificadas as forças motrizes da estrutura sistêmica, as quais atuam estruturalmente na realidade, guiando decisões e gerando efeitos sobre a mesma. Estas forças motrizes foram, em seguida, classificadas em tendências consolidadas, variáveis para as quais se pode prever o padrão de comportamento, e incertezas críticas, variáveis a respeito das quais não é possível saber o comportamento ao longo do tempo. Com base nas incertezas críticas identificadas, duas foram selecionadas para compor os eixos dos cenários. A Figura 5 apresenta a evolução na avaliação das forças motrizes até a seleção das incertezas que comporiam os eixos para a realização de cenários.
Figura 5 – Forças, Incertezas e Eixos
Dentre as forças motrizes do sistema destacam-se: capacidade de atendimento aos clientes, custo de manutenção, imagem frente aos stakeholders, preço da resina, turnover de manutentores, novos empreendimentos industriais e conhecimento retido.
A classificação das forças motrizes em tendências consolidadas e incertezas críticas resultou na identificação de sete incertezas: Atuações de órgão ambiental, market share, investimento em treinamento, turnover dos manutentores, oferta de mão-de-obra, remuneração e benefícios do mercado e novos empreendimentos industriais.
Com base nas incertezas críticas, discutiram-se quais seriam as variáveis mais relevantes para a construção de cenários. Foram escolhidas as variáveis: market share e investimento em treinamento, de modo que os cenários ficaram conforme a Figura 6.
Figura 6 – Cenários
Após definir e construir os quatro cenários, foram identificados os pontos de alavancagem do sistema. Segundo Senge (2006) os pontos de alavancagem são locais onde as ações de mudança representam uma melhora duradoura e expressiva para o sistema.
Tendo por base este conceito, as seguintes variáveis foram identificadas como aquelas a serem otimizadas: Ganho, Conhecimento Retido, e Disponibilidade. Para tanto, os seguintes pontos de alavancagem foram identificados: Investimento em Treinamento Turnover dos Manutentores.
Na última etapa desta pesquisa, construiu-se um conjunto de ações alavancadoras para alcançar e impactar as variáveis identificadas no passo anterior. Além disso, novos indicadores foram definidos de modo que a manutenção seja conduzida de forma mais sistêmica, considerando suas interfaces e o impacto abrangente sobre o processo e o desempenho da companhia.
As ações alavancadoras tiveram como base os pontos de alavancagem, embasados nos cenários expressos. O plano contemplou estratégias de Curto Prazo (2014) e Médio Prazo (2015-2017):
As estratégias de curto prazo são:
As estratégias de médio prazo são:
Os indicadores sistêmicos são:
O estudo realizado permitiu que novas visões acerca da gestão da manutenção emergissem. O cumprimento do objetivo desta pesquisa é evidenciado pelas respostas às quatro questões norteadores, apresentadas na seção 4.1.2 do presente artigo.
A estrutura sistêmica gerou aprendizado, permitindo identificar que estratégia de contratação de empresas terceirizadas com base no menor preço de contrato pode impactar negativamente uma série de variáveis, gerando mais retrabalho, perdas físicas e de especificação do produto, acarretando em maior custo operacional e ou perda de market share, respondendo a primeira questão. A relação custo-benefício vai, portanto, muito além da avaliação dos trabalhos oferecidos por uma empresa contratada para manutenção de equipamentos e o preço pago por este contrato. O custo deve ser avaliado sistemicamente.
A identificação de atores e modelos mentais foi uma etapa de grande importância para a pesquisa e fundamental para que o grupo de trabalho ampliasse seu entendimento sobre as razões de o sistema atuar da forma como ocorre atualmente.
Avaliando-se a segunda questão norteadora, o modelo atual de gestão da manutenção não proporciona retenção de conhecimento acerca das operações de manutenção, pois, em muitos casos, o conhecimento sobre as intervenções realizadas fica na gestão (ou falta de gestão) da empresa contratada. Falta de comprometimento e alto turnover da terceirizada não permitem (e, se nada for mudado, não permitirão com o passar do tempo) que este padrão seja alterado. Há necessidade evidente de que funções de liderança das frentes de trabalho sejam primarizadas. Adicionalmente, a documentação de histórico de equipamentos e procedimentos de manutenção devem ser padronizados e sistematizados, de forma que a empresa passe a ser detentora das informações relativas aos seus ativos.
As ações alavancadoras e os indicadores apresentados na seção 5 respondem a terceira e quarta questões, indicando ações para buscar melhores resultados e indicadores que subsidiem o acompanhamento de todo o sistema, evitando atuais focalizações e tomadas de decisão com base em ganhos localizados.
Este estudo possui limitações relacionadas a modelos mentais enviesados, fato decorrente da participação incompleta dos principais atores do sistema. A estrutura sistêmica e, por consequência, o entendimento acerca do sistema teria sido enriquecida se importantes atores como a empresa de manutenção contratada e a alta direção da empresa tivessem representação no grupo de trabalho. Além disso, a realização das etapas de cenários e replanejamento do sistema teriam maior representatividade se tivessem sido realizadas pelo grupo de trabalho, fato que não ocorreu em função da dificuldade de se mobilizar o grupo para um trabalho de pesquisa com fins acadêmicos.
O levantamento dos valores monetários envolvidos no sistema, a simulação de outros cenários e a modelagem dos impactos econômicos das ações propostas ampliariam o entendimento e poderiam facilitar a tomada, surgindo como possibilidade de trabalhos futuros sobre o tema.
A manutenção dos ativos de empresas petroquímicas, como a empresa Alfa, deve ser conduzida com base nas demandas do processo produtivo para atendimento ao mercado. Pela característica do processo contínuo e pela intensidade de capital, a tomada de decisão deve transcender as fronteiras das áreas internas, focando no resultado do sistema como um todo.
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1. Mestrando em Engenharia da Produção e Sistemas - Unisinos. E-mail: fabricioeidelwein@gmail.com;
2. Mestrando em Engenharia da Produção e Sistemas - Unisinos. E-mail: marcosl.hoffmann@yahoo.com.br
3. Mestre em Engenharia de Produção e Sistemas. E-mail: fabio@opperatio.com.br
4. Pós-Graduada em Controladoria de Gestão pela Universidade Feevale. E-mail: camilatneves@hotmail.com;
5. Mestre em Engenharia da Produção e Sistemas e professor na Universidade Feevale. E-mail: fabianonunes@feevale.br